Om efficiënter te werken, duurzamer te ondernemen en expertises optimaal te benutten, moet de evenementenbranche de handen ineenslaan. Als verschillende partijen – van cateraars tot locaties en van producenten tot standbouwers – de koppen bij elkaar steken en open communiceren, komt dat de transparantie van de inspanningen en uiteindelijk de eindklant ten goede. Dat stellen Riemer Rijpkema en Erik- Jan Ginjaar, directeur en voorzitter van branchevereniging CLC-VECTA.

De keten van aanbieders in de evenementenbranche is breed en vooral ontzettend veelzijdig. Bij het organiseren van een evenement zijn veel disciplines betrokken die er allemaal op gericht zijn hun eigen taak zo optimaal mogelijk uit te voeren. En al deze disciplines dragen bij en werken samen aan het eindproduct. Dit brengt een grote verantwoordelijkheid met zich mee omdat alle betrokken partijen invloed hebben op dit eindproduct en de beleving van de eindklant. Je zou veronderstellen dat er daarom veel overleg is tussen de diverse spelers in zo’n proces. ‘Maar dat is een misvatting’, stelt Riemer Rijpkema. ‘Hier valt nog veel winst te behalen, in planningen, in inkoop, in samenwerking, allemaal zaken die niet enkel de kwaliteit maar ook de prijs ten goede komen’, stelt Rijpkema.

Samenwerken en kennisdelen

Om daar verandering in te brengen, ontwikkelt CLC-VECTA een online platform waar aanbieders elkaar kunnen opzoeken, kennis en informatie delen, maar ook samenwerkingen aan kunnen gaan. Ginjaar: ‘Het platform moet inzage gaan geven in ieders planning, in transport en tijdstippen, maar ook in actieve mensen bij een event of beurs. Als voorbeeld noemt Ginjaar events die op eenzelfde locatie worden ondersteund door diverse leveranciers, waarbij o.a. in transport, bouw, installaties e.d. winst te behalen valt. Vaak gaat het ook om werkzaamheden die niet een hele dag in beslag nemen en die efficiënter kunnen worden geleverd door deze aan elkaar uit te besteden. In de praktijk blijkt dat men niet vooraf op de hoogte is van wie andere bouwers en/of leveranciers zijn. Door vooraf inzage te bieden kan met deze kennis veel duurzamer aan beurzen en evenementen worden gewerkt. Hiermee sla je twee vliegen in één klap: je werkt kostenefficiënter, de processen kunnen verbeteren doordat de complexiteit in de logistiek vermindert, en je werkt duurzamer, want minder partijen zijn actief bij leveringen betrokken. Slimmer en verantwoorder ondernemen: een belangrijk thema, ook in onze branche, waardoor we met minder meer gaan bereiken”.

Slimmer en verantwoorder ondernemen – je kunt er niet meer omheen in 2019

Transparantie

Het ontwikkelen van het platform en het delen van de operationele kennis is de eerste stap, maar de uiteindelijke droom is dat het platform ook prijzen inzichtelijk maakt. Dit vraagt nog wel flinke inspanningen. ‘Laten we eerst deze uitdaging met zijn allen aangaan door projecten en de operatie via het platform inzichtelijk maken.’ Rijpkema en Ginjaar verwachten dat deze eerste stap in belangrijke mate kan gaan bijdragen aan de bewustwording in samenwerken, en duurzaamheid, met positieve consequenties voor de eindklant en het eindproduct. ‘Gauw genoeg zal duidelijk worden dat universele afspraken en beter overleg uiteindelijk juist zullen leiden tot betere prestaties en meer winst. We creëren hiermee als het ware een code of practice voor onze branche’, aldus Ginjaar.

Ontwikkeling benchmark

Op termijn zal CLC-VECTA ook met een benchmark komen voor congressen en evenementen. Het komend jaar zal onafhankelijk onderzoek worden uitgevoerd om beurs-, congres- en vergaderlocaties in de toekomst nog beter te kunnen ondersteunen in het professionaliseren van hun vak. Rijpkema: ‘Uiteindelijk gaat het erom dat we onze klanten, en de klanten van onze klanten, optimaal bedienen. Als gesprekspartner staan we altijd klaar om gedachten uit te wisselen en om professionals in ons vakgebied te blijven enthousiasmeren. Maar we benadrukken vooral: zoek elkaar op! Met elkaar kunnen we de relevantie van de inzet van live communicatie, de live ontmoeting, nog meer betekenis geven voor opdrachtgevers, klanten en bezoekers.’

CLC–VECTA is het kennis- en inspiratieplatform voor livecommunicatie.