Hoe optimaal benut jij jouw events om écht contact te maken met jouw leads en klanten? Én in hoeverre inventariseer je alle relevante persoonlijke data van jouw relaties? Organisaties die slim gebruik maken van data zullen het aanbod van producten en/of diensten beter kunnen afstemmen op hun doelgroep. Een actuele en betrouwbare relatiedatabase stelt de organisatie in staat om verbeteringen in gang te zetten. Een evenement is een uitgesproken gelegenheid om data te verzamelen. Ervaar hoe jij datagedreven events kunt organiseren. Door anders te kijken naar jouw events, zal je de vele mogelijkheden ontdekken.

Maximaliseer het potentieel van evenementen dankzij een doordachte aanpak voor het verzamelen van relevante data tijdens de drie fases van een event: voor, tijdens en ná het event. Inzicht in de wensen van jouw leads en klanten, begint vrijwel altijd met het stellen van de juiste vragen.

1 Voor het event

Welke deelnemers wil je aantrekken en waarom zouden ze naar het event komen?

In deze fase heb jij marketing en sales nodig. Wat weet de organisatie over de doelgroep? Een recent klant- of marktonderzoek helpt jou om betekenisvolle events te organiseren. Maak een eigentijdse indruk bij jouw relaties door een actueel thema te behandelen.

Door middel van events kun je de bestaande relatiedatabase voorzien van (nieuwe) informatie. Overleg wederom met marketing en sales welke informatie kan bijdragen aan het verrijken van de buyer persona’s. Wat wil de organisatie te weten komen over de doelgroep? Bepaal vervolgens in welke fases van het event je de informatie zal vergaren. Ga bijvoorbeeld niet alle informatie opvragen wanneer deelnemers zich aanmelden. Voorkom een commerciële tone-of-voice of te hoge drempels voor mensen om gegevens te delen.

Hoe personaliseer jij de communicatie?

In een wereld die gekenmerkt wordt door massaproductie is persoonlijke aandacht essentieel om op te vallen. Je hebt nu in kaart wie je doelgroep is en waar je persoonlijke accenten kan leggen. Personaliseer de event communicatie op maat van de behoeften van de deelnemers door letterlijk jouw database te segmenteren op profielkenmerken. Heb je te weinig voeling met de interesses? Betrek (een deel van) het publiek bij het samenstellen van het programma. Co-creatie verhoogt de betrokkenheid en daarmee ook het aantal aanmeldingen omdat mensen toch een beetje owner worden van het event.

De toon is gezet, maar waar zit jouw doelgroep?

Trek de aandacht op het juiste moment en via de juiste kanalen. Houd rekening met de demografie van jouw publiek. Wil je bijvoorbeeld jonge ondernemers aanspreken, dan kunnen websitestatistieken je inzicht geven in het gebruik van mobiele apparaten en hun aanwezigheid op sociale media. Wist je dat betalende advertenties niet alleen jouw event kunnen promoten maar ook een manier is om jouw doelgroep beter te kunnen inschatten? Lanceer meerdere advertenties tegelijk en krijg meer voeling met jouw doelgroep.

2 Tijdens het event

Hoe zet je de doelen om in de praktijk?

De digitale revolutie heeft een enorme impact op de eventbranche. Nieuwe technologieën creëren een web van mogelijkheden. Verlies hierbij het doel niet uit het oog. Is het gebruik van een event app met alle toeters en bellen echt nodig? Onderzoek tijdig welke tools bijdragen aan de doelen van de organisatie én die van de deelnemers. Is het belangrijk dat de deelnemers geholpen worden in het maken van nieuwe contacten, gebruik dan tools zoals NetworkTables, Savvy Congress of Yes! We Connect. Is kennisoverdracht een doel, dan kun je de deelnemers activeren door Gamification. Apps bieden interessante statistieken in de gedragingen van de deelnemers zoals: Met welke deelnemers of andere stakeholders is er contact geweest? Welke stands of producten hebben de meeste aandacht getrokken?

3 Na het event

Wanneer is het event geslaagd?

Door vooraf de doelen te inventariseren en je hiervoor te engageren, maak je de cirkel rond door te evalueren en de nodige follow-up communicatie hierop af te stemmen. Bepaal vooraf de timing van het evalueren. Liefst sluit je een workshop meteen af met een enquête hetgeen een hogere conversie oplevert.

Koop/klantreis

Tijdens de drie fases van het event is het belangrijk dat je de urgentie van behoeften aftoetst. Waar in de koop/klantreis zitten jouw relaties? Is de deelnemer zich bewust van een probleem, dat hier oplossingen voor zijn en dat men een aankoopintentie heeft. Bijvoorbeeld; Heeft een deelnemer bij aanmelding van het event kenbaar gemaakt dat men met een expert in gesprek wil gaan, dan staat deze deelnemer verder in de koop/klantreis dan iemand die als doel aangeeft op de hoogte te willen zijn van nieuwe trends.
Evenementen maken het mogelijk om te inventariseren waar jouw relaties zich bevinden zodat marketing of sales op de juiste momenten de juiste content kan delen.

Breng jouw doelgroep in kaart voor jouw volgende event. Download hier het 5-stappenplan https://www.halito.com/data

Bianca Hamers – Marketing Manager