Een goedlopend evenement valt of staat bij een gedegen plan. Een goed begin is het halve werk, maar ook de uitvoering zelf én de evaluatie van jouw evenement verdienen evenveel aandacht om een onvergetelijke indruk achter te laten bij bezoekers. Hoe je dat het beste aanpakt, verduidelijkt Natasja Torcqué van On Top Events in haar 5-stappenplan.

1 Inventarisatie, brainstorm en projectvoorstel

‘Alles begint natuurlijk bij een nauwkeurig voortraject. Stel jezelf in een brainstorm de volgende vragen: waarom organiseer ik dit evenement, wat moet het opleveren en wat zijn mijn (SMART)-eventdoelstellingen? Wanneer dit fundament vooraf goed is opgebouwd, kun je naderhand goed meten of doelen zijn behaald en of de boodschap die je wilde overbrengen goed is aangekomen bij je bezoekers. Vervolgens bepaal je de randvoorwaarden en uitgangspunten van het evenement en stel je vast wie je hoofddoelgroep en subdoelgroepen zijn, en breng je in kaart welke stakeholders betrokken zijn. Hieruit vloeit uiteindelijk het eerste concept van je projectvoorstel, je eerste begroting en een globale planning.’

2 De voorbereidingsfase

‘Aan de hand van je eerste concept kun je verder aan de slag met het bepalen van het evenementprogramma. Maak een communicatieplan, bepaal de locatie, regel catering, zorg voor een goed audiovisueel plan, zorg dat je benodigd personeel beschikbaar hebt, breng alle kosten in kaart in een gedetailleerde begroting en zet een definitieve planning op. Zie hier: je hebt een nauwkeurig projectplan opgesteld.’

3 De productie van het evenement

‘In deze fase komt het aan op een nauwgezette uitvoering van je projectplan, planning en communicatieplan. Zorg ervoor dat je alle afspraken maakt met partners en leveranciers en complementeer je draaiboek, zodat je helemaal klaar bent voor het uiteindelijke evenement.’

4 De uitvoering van het evenement

‘This is it!’. In deze fase zal al je voorbereidende werk zijn vruchten afwerpen. De opbouw van je evenement, het verloop van het evenement zelf én uiteindelijk weer de afbouw, zullen hopelijk vlekkeloos verlopen aan de hand van jouw goed uitgewerkte draaiboek.’

5 Evaluatiefase

‘Denk niet dat jouw werk stopt na de afbouw van het evenement. De evaluatiefase is net zo belangrijk! Wikkel je begroting af, ga na of de doelstellingen zijn behaald, evalueer het verloop van het gehele project en zorg voor iedereen voor een nuttige follow-up. Zo maak je IMPACT met je evenement.’

Natasja Torcqué