‘Ons personeelsbestand neemt met de week toe’

Eind januari is het weer zover. Dan verandert Rotterdam in de filmhoofdstad van Nederland en stromen filmliefhebbers, regisseurs, producenten en journalisten uit binnen en
buitenland massaal de filmzalen binnen. Weinig evenementen kennen zo’n groot piekmoment als het International Film Festival Rotterdam (IFFR). Wat vraagt dat van een stad en hoe bereidt het IFFR-team zich hier jaarrond op voor? We vroegen het algemeen en artistiek directeur Bero Beyer en zakelijk directeur Marjan van der Haar.

Allereerst: wat is het IFFR? Wat kunnen we verwachten?

Beyer: ‘Van 23 januari tot 3 februari is Rotterdam de plek waar je moet zijn voor vernieuwende, uitdagende en prikkelende films van debuterende makers die niet bang zijn van de gebaande paden af te wijken. Het IFFR durft als filmfestival nét dat stapje verder te gaan en is al sinds jaar en dag sterk verweven met de infrastructuur rondom onafhankelijke filmproductie in binnen- en
buitenland. Filmmakers die iets nieuws willen brengen dat aanzet tot nadenken en daarin grenzen willen opzoeken, zitten bij ons goed. Wat ons bovendien onderscheidt, is onze focus op filmmakers
uit landen waar het helemaal niet zo vanzelfsprekend is om films te maken. Waar de infrastructuur niet toereikend is of waar de vrijheid van meningsuiting beperkt is. Het is voor ons ontzettend belangrijk om overal te zijn, contacten te leggen én te onderhouden.’

Uit welke disciplines bestaat het IFFR-team dat dit evenement mogelijk maakt?

Beyer: ‘In elk geval uit mensen die ontzettend veel films kijken! Aangezien we makers van over de hele wereld voor een lange periode volgen en vertegenwoordigen, hebben we, naast het 10 man sterke programmateam, tal van scouts in het buitenland die per land een preselectie maken. Dat moet wel, want je kunt als team onmogelijk 700 Japanse, Bulgaarse en Australische film
in één jaar bekijken. Uiteindelijk komen we tot een selectie van 500 werken die we in vier hoofdsecties onderverdelen.’ Van der Haar: ‘Daarnaast moet er natuurlijk van alles gebeuren rondom
de logistiek van dit enorme evenement, zowel online als offline. Online ticketverkoop, digitale kassasystemen, de aankleding van de stad, de horeca, personeel dat in de zalen staat, logistieke vraagstukken: al dit soort zaken ligt in handen van ons IT-team en de productieafdeling. Daarin kennen we een enorm piekmoment als het op personeel aankomt. Waar we door het jaar heen op 25 fte zitten, loopt dat tegen het najaar al tegen de 120 fte, en in januari, wanneer het festival écht plaatsvindt, komen daar ook nog eens 950 vrijwilligers bij.’

Van 23 januari tot 3 februari zitten onze dagen bomvol, van ’s ochtends vroeg tot in de kleine uurtjes.’

Zorgt dat piekmoment er ook voor dat jullie veel last minute-beslissingen moeten nemen?

Van der Haar: ‘Daar zijn onze teams op getraind. De basis van de organisatie staat natuurlijk als een huis en draait gedurende het jaar op volle toeren, maar als er op het laatst wordt besloten dat er een filmmaker of project wordt toegevoegd aan het programma, vergt dat uiterste flexibiliteit en wendbaarheid. Mensen moeten snel bij elkaar kunnen komen en kunnen denken in mogelijkheden. Wat wordt de locatie van de film die last minute is toegevoegd, hoe pakken we het aan met de marketing eromheen, wie regelt de kaartverkoop en, als het een gratis vertoning is waar we publiek naartoe willen trekken, hoe zorgen we voor voldoende zichtbaarheid? Het programma-, productie-, marketing- en IT-team is wat dat betreft uitstekend op elkaar ingespeeld.’

Met welke logistieke vraagstukken krijgen jullie te maken?

Van der Haar: ‘Gedurende IFFR is Rotterdam natuurlijk even een kleine stoomketel. Duizenden mensen komen op de stad af – maar liefst 329.000 bezoeken in 2018 – en dat vraagt logistiek natuurlijk om de nodige aandacht. Omdat we zoveel locaties bezetten, de stad aankleden en voor veel zaken vergunningen en ontheffingen moeten aanvragen, is met name de gemeente Rotterdam een essentiële gesprekspartner om alles in goede banen te leiden. Nu is het wel zo dat mensenstromen door onze programmering grotendeels automatisch al worden gekanaliseerd. Niet iedereen start op hetzelfde moment. We besteden nog eens extra aandacht aan crowdmanagement op de Volkskrantdag, traditiegetrouw de drukste dag van het IFFR. Omdat bezoekers dan wél allemaal ‘s ochtends in Rotterdam aankomen, zijn we maanden van tevoren al bezig met het analyseren van knelpunten in de infrastructuur om te zorgen voor een perfecte doorstroom.’

Houdt de organisatie zich daarbij ook bezig met de mobiliteitskeuze van de bezoeker?

Van der Haar: ‘We hebben gelukkig het voordeel dat we pal tegenover het station zitten en dat veel mensen uit zichzelf al kiezen voor de trein. Parkeergarages zijn natuurlijk ruimschoots aanwezig in de stad, maar kennen ook hun limieten. Bovendien stimuleren wij het reizen met het openbaar vervoer graag uit duurzaamheidsoverwegingen. Dat doen we in onze programma-aanduidingen en door bijvoorbeeld een samenwerking aan te gaan met de NS. Dat is in voorgaande jaren ingevuld door combinatietickets aan te bieden of door te rijden met speciale treinen waar een klein filmprogramma
werd vertoond in de coupés. Onze eigen gasten vervoeren we het liefst zo veel mogelijk met elektrisch aangedreven auto’s, of onze teams staan ze op Schiphol op te wachten, bewapend met treintickets. Ook hierin bekijken we samen met de gemeente hoe we dit alles zo efficiënt en duurzaam mogelijk kunnen inrichten.’

Duizenden mensen komen op de stad af – maar liefst 329.000 bezoeken in 2018

En als het moment dan daar is eind januari?

Van der Haar: ‘Showtime! Van 23 januari tot 3 februari zitten onze dagen bomvol, van ’s ochtends vroeg tot in de kleine uurtjes.’ Beyer: ‘Van achterover leunen is geen sprake. We rennen van filminleiding naar filminleiding, wonen debatten en paneldiscussies bij, ontvangen onze gasten en makers en brengen hen met elkaar in contact, leiden talkshows en Q&A’s in goede banen en gaan natuurlijk naar de feestjes. Tijdens die dagen leef ik op koffie en bananen.’

En daarna direct weer door naar het volgende IFFR?

Beyer: ‘Je zou denken dat we, als festival met zo’n enorm piekmoment, wel een paar weken rust hebben waarin we met een cocktail in de hand kunnen nadenken over de plannen voor volgend jaar. Dat is een illusionaire gedachte: het IFFR gaat in één ruk door. Nieuwe projecten dienen zich onmiddellijk na de afronding van het festival alweer aan en wij staan in de startblokken om collega-filmfestivals te bezoeken. Bovendien loopt de ondersteuning en opvolging van makers altijd door en organiseren we gedurende het hele jaar evenementen. Het is fantastisch om jaarrond te kunnen
toewerken naar zo’n bijzondere week. Als de zalen op de startdag voor het eerst weer vol zitten en iedereen zich klaarmaakt om zich een week lang onder te dompelen in aansprekende cinema: daar doen we het voor.’

Meer informatie over het festival:
iffr.com

Wat cijfers iffr

Personeel

  • vaste iffr-medewerkers: 17
  • tijdelijke iffr-medewerkers en stagiaires: 58
  • freelancers: 142

Locatie

  • 31 zalen
  • 10.000 stoelen
  • digitale projectoren: 30
  • 35mm projectoren: 5
  • 16mm projectoren: 1
  • 531 films

Bezoekers

  • 329.000 bezoeken
  • 2.395 gasten
  • 2034 buitenlandse gasten

En verder

  • aantal hotels: 10
  • aantal nachten: 4990
  • 332 regisseurs
  • 267 journalisten
  • 948 vrijwilligers
  • aantal liters bier: 190 HL (190.000 liter)