Wie een evenement organiseert, gaat niet over één nacht ijs. Je moet een locatie regelen, capaciteit berekenen, bezoekersaantallen registreren, faciliteiten regelen – en dat is nog maar een fractie van de tientallen zaken die op je netvlies moeten staan. We vroegen Maarten van Rijn, een van de auteurs van het boek ‘Evenementenlogistiek’, naar de belangrijkste aandachtspunten. ‘Uiteindelijk gaat het allemaal om rekenen. Zonder data en kennis van je doelgroep ben je nergens.’

Of het nu een concert van The Rolling Stones is, een congres over diervoeding of een personeelsdiner: de checklist voor het organiseren van een evenement is in de basis hetzelfde. Wat de omvang ook is. ‘Dat geldt zelfs voor je eigen verjaardag’, trapt Van Rijn af. ‘Je zorgt van tevoren dat er voldoende bier en kaas is ingekocht.’

Wat wordt je locatie?

Ten eerste is het natuurlijk essentieel dat de locatie van het evenement ruim van tevoren wordt geselecteerd. Bij kleinere evenementen zal vaak voor een vaste, bestaande locatie worden gekozen, zoals een congrescentrum, evenementenhal of loods. Bij locaties die zelf moeten worden opgezet kun je denken aan bijvoorbeeld festivalterreinen of sportevenementen in een open gebied. Bij het bepalen van de juiste locatie voor jouw evenement is volgens Van Rijn een aantal criteria belangrijk. ‘Vraag jezelf af hoeveel capaciteit je binnen nodig hebt, hoeveel parkeerplaatsen nodig zijn om de auto’s van je bezoekers kwijt te kunnen en hoe lang het duurt voordat mensen hun auto geparkeerd en de locatie bereikt hebben. Op open plekken is het van belang na te gaan of je alle benodigde vergunningen wel kunt krijgen en of de plek wel bestand is tegen een grote toestroom van mensen.’ Wees bovendien op tijd, vult Van Rijn aan, want anders zou je wel eens achter het net kunnen vissen. ‘Driekwart jaar of zelfs een jaar van tevoren is voor het afhuren van een locatie helemaal niet vreemd.’

De toiletverhouding bij een André Rieu concert zal bijvoorbeeld ongetwijfeld anders zijn dan bij een hardstylefeest

De juiste faciliteiten

Vervolgens stel je vast welke faciliteiten je je bezoekers wilt bieden en, net zo belangrijk, wat zij zelf verwachten. ‘Alles wat gebeurt op een evenement, alle activiteiten van toeleveranciers, samenwerkingspartners en bezoekers, noem ik processen’, vertelt Van Rijn. Een bezoek aan het toilet is een proces, net als de aanvoer van koffiebekers en het bestellen van een broodje gezond. ‘Zorg er dus voor dat je vooraf analyseert en berekent welke faciliteiten aanwezig moeten zijn om deze processen soepel te laten verlopen, en in welke hoeveelheden je ze nodig hebt. Wat moet je regelen om je bezoekers een biertje te kunnen laten bestellen zonder wachttijd? Welke faciliteiten zijn al aanwezig op locatie? Is er voldoende plek voor fietsen? Ook hier geldt weer: rekenen, rekenen rekenen. Zet je bijvoorbeeld 1 toilet neer voor 10.000 man, dan weet je dat je een probleem hebt. Hoeveel je er dan wél nodig hebt, hangt ook af van het serviceniveau dat je je bezoeker wilt bieden. De toiletverhouding bij een André Rieuconcert zal bijvoorbeeld ongetwijfeld anders zijn dan bij een hardstylefeest.’ ‘Natuurlijk is het gebruik van data en gegevens van bezoekers om privacyredenen een gevoelig onderwerp’, erkent ook Van Rijn. ‘Maar ook de bezoeker anno 2019 zal begrijpen dat jij hun informatie nodig hebt om optimale service, veiligheid en kwaliteit te kunnen bieden. Een goede voorbereiding valt of staat bij een nauwkeurige inschatting van de bezoekersaantallen en -samenstelling. Is dat “slechts” een educated guess omdat je (nog) niet over de juiste informatie beschikt?

Als jij in een smal straatje in Amsterdam woont, raad je het je gasten toch ook aan met het openbaar vervoer te komen?

Dat is in elk geval beter dan niets!’ Het inzicht dat je verkrijgt dankzij het vergaren van bezoekersinformatie, biedt ook de kans om de mobiliteitskeuze van de bezoeker te beïnvloeden. Wanneer je weet dat veel bezoekers vanuit een ander(e) stad of dorp naar de evenementenlocatie reizen, kun je daar bijvoorbeeld op inspelen door een trein/ticketcombinatie aan te bieden. Van Rijn: ‘Als treintickets voor 70 procent van de oorspronkelijke prijs worden aangeboden, gaat dat vanzelf lopen. Je slaat twee vliegen in één klap: je zorgt ervoor dat jouw bezoekers duurzamer reizen én je hebt minder parkeerplekken nodig op locatie.’ Ook hier slaat Van Rijn de simpele brug naar de eigen verjaardag: ‘Als jij in een smal straatje in Amsterdam woont, raad je het je gasten toch ook aan met het openbaar vervoer te komen?’ Let wel op dat je, wanneer je de mobiliteitskeuze van de bezoeker beïnvloedt, wel kunt leveren wat je hen in het vooruitzicht stelt. ‘Die trein moet dan ook écht komen, er moeten voldoende plaatsen beschikbaar zijn en als je bijvoorbeeld een pendelbus belooft, moet die al direct bij aankomst klaarstaan.’

Planning en infrastructuur

Een evenement organiseren doe je bij lange na niet in je eentje. Podia, geluids- en videoapparatuur, toiletten, elektriciteit, catering – voor ieder aspect ga je een andere samenwerking aan. Een nauwkeurige planning voor toeleveranciers is dus van het grootste belang, stelt Van Rijn. ‘Wie gaat wat lossen en op welk moment? Waar laten ze hun spullen? Moeten die podiumonderdelen direct naar de juiste zaal of worden ze eerst elders opgeslagen? Wat betreft de volgorde en tijdsindeling van jouw planning moet je er absoluut rekening mee houden dat niet alles altijd zal lopen zoals jij het ingepland had. Denk na over de consequenties van jouw keuzes en zorg ervoor dat er geschoven geworden kan worden op het moment dat er iets uitloopt of wegvalt. Ga er maar vanuit dat je planning altijd scheef loopt. Dat is stiekem ook eigenlijk het leuke aan evenementenlogistiek. Met ad hoc anticiperen kom je altijd waar je zijn moet!’